Découper son territoire en secteurs
Prenez une carte et tracez trois ou quatre secteurs à partir de chez vous, en suivant les routes plutôt que les limites de communes : une rocade ou une rivière sépare davantage que deux noms de villes.
Attribuez ensuite un ou deux jours à chaque secteur. Le mardi au nord, le jeudi au sud : quand quelqu’un vous demande un rendez-vous, vous lui proposez d’abord le jour où vous passez de toute façon près de chez lui.
Ce découpage n’a pas à être rigide. Il sert de point de départ pour la majorité des demandes, et vous gardez quelques créneaux libres pour ce qui ne rentre dans aucune case.
La marge de route part du rendez-vous précédent
L’erreur courante est de prévoir un temps de trajet fixe entre deux clients, le même toute la journée. Or le trajet dépend de l’adresse d’où vous sortez, pas de votre adresse de départ du matin.
Avant d’accepter un créneau, regardez donc qui le précède et qui le suit. Un client à cinq minutes du précédent tient dans un trou d’un quart d’heure, un autre à l’opposé de la ville ne tiendra pas dans une heure.
Ajoutez au temps de conduite celui de se garer et de monter. Une adresse en centre-ville sans stationnement peut demander plus de temps que la route elle-même.
Penser au départ et au retour
Vos horaires disent quand vous recevez, pas quand vous roulez. Si votre premier rendez-vous est à neuf heures à trente minutes de chez vous, votre journée commence à huit heures et demie, et c’est cette heure-là qu’il faut regarder en fixant vos horaires.
Le retour compte autant. Un dernier client à l’autre bout de votre secteur rallonge la journée d’une heure que personne ne paie : réservez de préférence les fins de journée aux adresses sur le chemin de la maison.
Un long trou au milieu de la journée mérite le même calcul. S’il laisse le temps de rentrer et de repartir, la route part de chez vous ; sinon, elle part du dernier client.
Ne pas laisser un rendez-vous casser une journée
Une journée bien groupée peut être défaite par une seule réservation prise au mauvais endroit, entre deux clients voisins. Si vos clients réservent eux-mêmes, assurez-vous que les créneaux proposés tiennent compte de la route depuis le rendez-vous d’avant et jusqu’à celui d’après.
Gardez aussi la main sur les exceptions. Un client fidèle qui ne peut que le vendredi passera avant votre découpage, et c’est à vous de décider quand la règle cède, pas à l’agenda.
Relire sa semaine plutôt que sa journée
Le meilleur moment pour corriger une tournée est la veille de la semaine, pas le matin même. En regardant les cinq jours ensemble, on voit le client du jeudi qui serait mieux le mardi, et on peut encore le lui proposer.
Notez aussi ce qui a dérapé : la rue sans place, l’immeuble sans ascenseur, le client toujours en retard. Ces détails font la différence entre une marge qui tient et une marge théorique.