Quand une facture est obligatoire
Entre professionnels, la facture est toujours obligatoire. Face à un particulier, elle l’est au-delà d’un certain prix de prestation, et dans tous les cas dès que le client la demande ; le seuil exact est fixé par arrêté et se vérifie sur le site de l’administration.
Le plus simple est donc d’en émettre une pour chaque prestation. Vous n’aurez jamais à vous demander si celle-ci en exigeait une, et votre série restera complète.
Ce qui vous identifie
Votre nom ou votre dénomination, votre adresse, et votre numéro SIREN ou SIRET. Selon votre activité, la mention de votre immatriculation au registre du commerce ou au registre des métiers s’ajoute.
Si vous facturez la TVA, votre numéro de TVA intracommunautaire figure aussi. Une entreprise en franchise porte à la place une autre mention, détaillée plus bas.
Ce qui identifie la prestation
Le nom et l’adresse du client, la date d’émission de la facture et la date de la prestation. Puis, ligne par ligne, la désignation précise de ce qui a été fait, la quantité et le prix unitaire.
Une désignation vague comme « prestation » ne suffit pas. Écrivez ce qu’un contrôleur comprendrait sans vous connaître : le nom de la prestation tel qu’il figure dans votre catalogue, et le supplément de déplacement sur sa propre ligne s’il y en a un.
Une remise accordée apparaît elle aussi, nommée, plutôt que fondue dans un prix plus bas : le prix plein reste lisible et la remise s’explique d’elle-même.
Les montants, et la question de la TVA
Si vous facturez la TVA, chaque facture porte le taux appliqué, le total hors taxes, le montant de la taxe et le total toutes taxes comprises. Les trois nombres doivent s’additionner exactement.
Si vous êtes en franchise en base de TVA, vous facturez sans taxe et la facture doit porter la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». L’oublier laisse croire que la taxe est incluse.
Les seuils de la franchise et les taux changent au fil des lois de finances. Vérifiez-les chaque année auprès de l’administration ou de votre comptable plutôt que de vous fier à un chiffre lu une fois.
La numérotation, l’avoir et la conservation
Chaque facture porte un numéro unique, dans une série chronologique et continue, sans trou ni doublon. Vous pouvez y inclure l’année, mais un numéro sauté ou réutilisé se remarque à tout contrôle.
Une facture émise ne se modifie pas et ne se supprime pas. Une erreur se corrige par un avoir, qui annule tout ou partie de la facture d’origine en la citant, et qui prend son propre numéro dans la même série.
Les factures se conservent dix ans. Un double sur papier ou un fichier stocké quelque part suffit, à condition de pouvoir le retrouver et de ne pas pouvoir le retoucher.